Privacyverklaring Algemene Verordening Gegevensbescherming

Privacyverklaring Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Privacyverklaring Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Vertaalbureau Polydioma

Op 25 mei 2018 treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking. Vanaf die datum geldt dezelfde privacywetgeving in de hele Europese Unie (EU).

Vertaalbureau Polydioma/Polytaal BV hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens en een goed beheer van uw privacygevoelige gegevens. In dit kader worden uw persoonlijke gegevens door ons zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Wij houden ons aan de relevante wet- en regelgeving.

Het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden aan ons verstrekt om een offerte uit te brengen voor onze vertaaldiensten en/of voor de uitvoering van een vertaalopdracht. Bijvoorbeeld om een CV (curriculum vitae) of een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) te vertalen.

De AVG maakt een onderscheid tussen direct identificeerbare gegevens (NAW gegevens) en indirect identificeerbare gegevens (burgerservicenummer (BSN), IP-adressen). De verordening maakt bovendien een onderscheid tussen de gewone persoonsgegevens, de bijzondere persoonsgegevens en de strafrechtelijke persoonsgegevens.

Uw persoonsgegevens worden ingedeeld in de volgende categorieën:

Categorie 1: hoog risico

– Soort: de opdracht bevat persoonsgegevens die van zeer gevoelige aard zijn, zoals strafrechtelijke en/of medische gegevens
– Groep: beperkt tot de feitelijke vertaler en één persoon binnen het vertaalbureau
– Beveiliging: zeer beperkte inzagerechten
– Opslag vindt geanonimiseerd c.q. gepseudonimiseerd plaats
– Handhaving strikte bewaartermijn
– Verwerking uitsluitend binnen de EER (Europese Economische Ruimte)

Categorie 2: gemiddeld risico

– Soort: de opdracht bevat persoonsgegevens die van gevoelige aard zijn en die door de wet als bijzondere persoonsgegevens worden gekwalificeerd met uitzondering van medische gegevens óf gegevens die betrekking hebben op een persoon die bekend is c.q. betrekking hebben op een persoon die of een geschil dat in de maatschappij tot consternatie kan leiden
– Groep: beperkt tot een kleine groep van maximaal 5 personen, allen op basis van ‘need to know’
– Beveiliging: beperkte inzagerechten
– Opslag hoeft niet geanonimiseerd c.q. gepseudonimiseerd plaats te vinden, maar mag wel
– Handhaving bewaartermijn
– Verwerking uitsluitend binnen de EER en de landen met een adequaatheidsbeslissing

Categorie 3: normaal risico

– Soort: de opdracht bevat persoonsgegevens zoals naam, adres, woonplaats
– Groep: beperkt tot een groep binnen het vertaalbureau én de feitelijke vertaler
– Beveiliging: inzagerechten intern niet beveiligd
– Opslag vindt normaal plaats
– Handhaving bewaartermijn
– Verwerking mag wereldwijd binnen de kaders van de AVG

Uw persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor u ons toestemming verleent.

Deze doeleinden zijn:

– het uitvoeren van onze (vertaal)diensten;
– het verzenden van mailings aan medewerkers van uw bedrijf met relevante informatie voor die medewerkers;
– de medewerkers van uw bedrijf informeren over onze diensten.

U trekt uw toestemming in via toezending van een mail met als onderwerp “intrekking toestemming” naar ons algemeen mailadres: info@polydioma.nl.

De beveiliging van uw persoonsgegevens

Voor de beveiliging van uw persoonsgegevens gelden specifieke privacy-eisen voor onze medewerkers en freelancers. Zij dienen voor indiensttreding c.q. aanvang van hun contract een geheimhoudingsbeding te ondertekenen.
Voor de beveiliging van uw persoonsgegevens hanteren wij het principe van ‘need to know’ bij de uitvoering van een vertaaldienst. Alleen die personen die ook feitelijk aan uw vertaling werken hebben toegang tot uw persoonsgegevens.

Medewerkers en freelancers zijn eveneens verplicht om eventueel verlies van persoonsgegevens zo spoedig mogelijk te melden.

Uw persoonsgegevens zijn zowel schriftelijk als digitaal beveiligd volgens de wettelijke eisen. Daarnaast worden uw persoonsgegevens niet langer bewaard dan nodig is, tenzij er een wettelijke verplichting is om deze persoonsgegevens langer te bewaren.

Uw rechten onder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)

In de kern wil de AVG betrokkenen in staat te stellen ‘in control’ te zijn over hun eigen persoonsgegevens. Zij krijgen uitgebreidere rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens en de verwerking daarvan.

U heeft onder de AVG de volgende rechten:

– Recht op inzage van uw persoonsgegevens;
– Recht om verwijdering;
– Recht op correctie of beperkt gebruik van de verzamelde en verwerkte gegevens;
– Recht op dataportabiliteit;

Via het “formulier rechten betrokkenen” kunt u gebruikmaken van uw rechten als betrokkene onder de AVG. Wij zullen uw verzoeken binnen de wettelijke termijn behandelen en maken gebruik van de wettelijke mogelijkheden om uw verzoek(en) in te willigen of af te wijzen. Bij afwijzing van uw verzoek zullen wij deze motiveren.

Bezoek aan onze website

Wanneer de webpagina’s van vertaalbureau Polydioma worden bezocht, worden ten behoeve van de dienstverlening de volgende gegevens automatisch in een protocol opgeslagen en verwerkt: datum en tijdstip van de paginaoproep, URL van de oproep, gebruikte browser (useragent), slagen of mislukken van de oproep (status van de oproep), grootte van de ontvangen en verzonden gegevens, runtime.

De verwerking van deze gegevens is om technische redenen nodig om de dienst beschikbaar te kunnen stellen; de gegevens kunnen ook worden gebruikt om interne systeem- en gebruiksstatistieken samen te stellen. Hierbij gaat het echter niet om gegevens die herleidbaar zijn tot bepaalde personen. Voor zover statistieken worden samengesteld om de webpagina volgens de wensen van gebruikers vorm te geven, worden hiervoor pseudoniemen gebruikt.

Bij bezoeken aan deze webpagina’s worden incidenteel cookies gebruikt. Cookies worden in uw browser opgeslagen om de kwaliteit van de service te verhogen. Bij de gebruikte cookies gaat het om zogenaamde “session cookies”, die na afsluiting van uw browser automatisch hun geldigheid verliezen en afhankelijk van de in uw browser ingestelde methode verwijderd worden. U kunt het gebruik van cookies in het algemeen verhinderen door dit in uw browser in te stellen. Dit kan er echter toe leiden dat de functionaliteit van de webpagina’s wordt beperkt.

Verlies van uw persoonsgegevens

Polydioma/Polytaal BV heeft maatregelen genomen om een (eventueel) verlies van persoonsgegevens, een datalek, te beperken. Mocht er, ondanks alle genomen maatregelen, toch een datalek ontstaan waarbij uw persoonsgegevens verloren zijn geraakt en ernstige schade in uw persoonlijke levenssfeer valt te verwachten, dan zullen wij u daar terstond over informeren.

Privacy Officer/ FG

Wij doen ons uiterste best om de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) naar behoren uit te voeren. Indien u toch vindt dat deze privacyverklaring in de praktijk niet of onvoldoende wordt nageleefd, kunt u een klacht indienen bij ons via onze Privacy Officer. De Privacy Officer bij Polydioma/Polytaal BV is: Marie-Patricia Bouwens-Mélac.

Autoriteit Persoonsgegevens

Ook kunt u bij ontevredenheid over de afhandeling van uw verzoek contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Ons vertaalbureau behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring Algemene Verordening Gegevensbescherming aan te passen aan de laatste ontwikkelingen op het gebied van de AVG.

Privacyverklaring Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Services

Contactgegevens