Privacybeding Polydioma
Privacybeding Polydioma/Polytaal BV
Definitie
In dit Privacybeding Polydioma/Polytaal BV wordt onder “het vertaalbureau” verstaan: Polydioma, gevestigd te Prinsenhof 4, 1171 LG Badhoevedorp, Nederland.
Artikel 1 – Algemeen
1. Vertaalbureau Polydioma/Polytaal BV werkt volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG) en verzamelt alleen die persoonsgegevens waarvoor zij een grondslag voor de verwerking heeft.
2. Voordat de opdrachtgever een vertaalopdracht verstrekt verwerkt het vertaalbureau alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitbrengen van een offerte.
3. Uiterlijk bij de offerte zal de opdrachtgever worden verzocht om de vertaalopdracht in te delen in de volgende categorieën:
| Categorie 1 | Hoog risico |
| Soort | De opdracht bevat persoonsgegevens die van zeer gevoelige aard zijn, zoals strafrechtelijke en/of medische gegevens |
| Groep | Beperkt tot de feitelijke vertaler en één persoon binnen het vertaalbureau |
| Beveiliging | – Zeer beperkte inzagerechten – Opslag vindt geanonimiseerd c.q. gepseudonimiseerd plaats – Handhaving strikte bewaartermijn – Verwerking uitsluitend binnen de EER (Europese Economische Ruimte) |
| Categorie 2 |
Gemiddeld risico |
| Soort | De opdracht bevat persoonsgegevens die van gevoelige aard zijn en die door de wet als bijzondere persoonsgegevens worden gekwalificeerd met uitzondering van medische gegevens (categorie 1) óf gegevens die betrekking hebben op een persoon die bekend is c.q. betrekking hebben op een persoon die of geschil dat in de maatschappij tot consternatie kan leiden |
| Groep | Beperkt tot een kleine groep van maximaal 5 personen, allen op basis van ‘need to know’ |
| Beveiliging | – Beperkte inzagerechten – Opslag hoeft niet geanonimiseerd c.q. gepseudonimiseerd plaats te vinden, maar mag wel – Handhaving bewaartermijn – Verwerking uitsluitend binnen de EER en de landen met een adequaatheidsbeslissing |
| Categorie 3 |
Normaal risico |
| Soort | De opdracht bevat persoonsgegevens zoals naam, adres, woonplaats |
| Groep | Beperkt tot een groep binnen het vertaalbureau én de feitelijke vertaler |
| Beveiliging | – Inzagerechten intern niet beveiligd – Opslag vindt normaal plaats – Handhaving bewaartermijn – Verwerking mag wereldwijd binnen de kaders van de AVG |
4. De kosten van de vertaalopdracht zijn mede afhankelijk van de keuzes die de opdrachtgever vooraf maakt zoals
- a. de categorie-indeling;
- b. het verzoek om de persoonsgegevens te anonimiseren c.q. te pseudonimiseren;
- c. afwijkende bewaartermijnen;
- d. teruggave of vernietiging van persoonsgegevens.
5. Vertaalbureau Polydioma/Polytaal BV draagt er zorg voor dat haar medewerkers door middel van voortdurende educatie op de hoogte zijn van het AVG en compliant werken met uw persoonsgegevens. Bovendien heeft Vertaalbureau Polydioma/Polytaal BV strikte geheimhouding en boetes opgenomen in de contracten met de medewerkers en vertalers die met uw persoonsgegevens werken.
6. Het vertaalbureau zorgt er tevens voor dat zij de passende technische maatregelen neemt en up-to-date houdt om uw persoonsgegevens adequaat te beveiligen.
7. Het vertaalbureau controleert de door haar ingeschakelde derden op het voldoen aan de AVG en stelt desgewenst extra waarborgen om de veiligheid van uw persoonsgegevens te kunnen bewerkstelligen.
8. Het vertaalbureau deelt uw persoonsgegevens niet met buitenlandse partijen, tenzij zij daartoe wettelijk wordt verplicht of u toestemming verleent om een vertaalopdracht in het buitenland uit te laten voeren.
9. Opdrachtgevers kunnen via het Formulier Rechten van betrokkenen hun rechten onder de AVG uitoefenen. Het Vertaalbureau streeft ernaar elk verzoek binnen vier weken af te handelen.
Artikel 2 – Datalek
1. Indien ondanks alle zorgvuldigheid van Vertaalbureau Polydioma/Polytaal BV uw persoonsgegevens verloren gaan of door onbevoegden worden ingekeken (datalek), dan stelt het Vertaalbureau u hiervan spoedig, doch in ieder geval binnen de door partijen afgesproken termijn, op de hoogte.
2. Vertaalbureau Polydioma/Polytaal BV zal zich inspannen om schade als gevolg van het datalek te minimaliseren en voor zover mogelijk ongedaan te maken.
3. Op verzoek zal Vertaalbureau Polydioma/Polytaal BV de opdrachtgever bijstaan bij het melden van een datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en eventueel aan andere betrokkenen.
4. Een datalek ontslaat de Opdrachtgever niet van haar verplichtingen uit de overeenkomst met Vertaalbureau Polydioma/Polytaal BV, tenzij de Opdrachtgever kan aantonen c.q. aannemelijk maken dat er sprake is van grove schuld of nalatigheid van het Vertaalbureau.
Artikel 3 – Bewaartermijnen
1. Vertaalbureau Polydioma/Polytaal BV zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de tussen partijen afgesproken vertaalopdracht, tenzij
- a. de opdrachtgever toestemming verleent voor een langere bewaartermijn;
- b. het vertaalbureau op grond van wettelijke bepalingen tot een langere bewaartermijn wordt verplicht.